新規開拓を仕掛けるアポ取りは、新規開拓での営業成績を左右する重要な業務のひとつです。
実際の訪問営業で効率よく廻るためには、アポ取り電話営業を行う方法が一般的ですが、やり方が分からないケースも多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、アポ取り電話営業のコツや成功に繋がる例文、マナーをご紹介していきます。
目次
営業に欠かせないアポ取りとは？
アポ取りとは新規、既存の取引き先での商談に向けた約束を交渉するための業務です。
おもに商品、サービスに関心のある見込み顧客をターゲットとして電話を使う場合が多い営業スタイルでもあります。
アポ取りでは他にもメールを使用するケースもありますが、既読されたかが分かり難いことややり取りに時間が掛かる事も多いデメリットがあります。
このため成約までにスピード感があり、効率を高める電話を活用する方法がおすすめです。
アポ取りが必要な理由
自社の商品やサービスがどのようなものかを、見込み顧客に知っていただく方法として、営業活動は重要な業務。
実際の営業活動では、見込み顧客と商談を始めるきっかけが必要となるためまずはアポイントを取り付けることが最初の課題と言えるでしょう。
しかしアポを取らずに直接顧客に方法すればよいのでは？と考える方もおられます。
しかし、飛び込み営業と呼ばれる突然訪問するスタイルは迷惑となる可能性が高くなります。
このためアポ取りは相手先の立場も考え、誠意を表すための手段でもあります。
成約を左右する最初の関門
営業成績を左右するアポ取りは、取引き成立に向けた最初の関門といえるでしょう。
実際には事前の準備や臨機応変な対応が必要となるため、いくつかのポイントを抑えることが大切。
アポ取り電話での印象を良くすることで、その後の商談も進めやすくなるでしょう。
このためアポ取り電話の関門をクリアするための、注意点やポイントを抑えていきましょう。
アポ取り電話で気をつけるべきマナー
アポ取り電話を始める際、気をつけるべきマナーについてご紹介していきます。
事前の準備を怠らない
アポ取り電話では、思い付く電話をその都度掛けるのはNGです。
取引きに関係する見込み顧客を集めた「顧客リスト」を用意する他にも、顧客に関する情報を集めておきましょう。
顧客情報を知っておくことで現在の悩みやニーズを知ることができ、相手先に有益な提案を考えることができます。
顧客情報は、社内の関係部署と連携し担当者に話しを聞いてもよいでしょう。
また、相手先のホームページやSNSを確認することも大切です。
- 電話を掛ける時間帯を配慮
アポ取りでは電話を掛ける時間帯についても配慮する必要があります。
実際には相手先のスケジュールや忙しい時間を避け、迷惑とならないようにしましょう。
具体的に一般的な企業であれば、午前中10〜12時、午後15〜17時くらいが目安。
営業時間外のお昼時や業務に追われる始業、終業時は避けるようにします。
また、週明けや月末など業務が立て込むことが多いため、こちらも避けることをおすすめします。
- 正しい言葉使いを心掛ける
電話では相手が見えない分、言葉使いは印象を左右する大切な要素となります。
このため間違った敬語や言葉を使っていては印象を悪くし不信感を抱かれることになるでしょう。
- NG「了解しました」→OK「承知しました」
- NG「上司にも申し上げておきます」→OK「上司にも申し伝えておきます」
このように正しい敬語を使うことは、相手先の印象も大きく異なることを覚えておきましょう。
- 簡潔に話す
アポ取り電話では、事前に準備したレジュメに沿って簡潔に話すことが大切です。
例えば商品、サービスの詳細を話すのではなく重要なポイントのみ説明し、商談の提案を行う場合など遠回しなアプローチは必要ありません。
また実際の電話では、質問が返って来る場合もありますので、予想される範囲で切り返しできるトークも想定しておきましょう。
どのような話題を順序立てて話すかについては、事前に決めておく事をおすすめします。
- 感謝、お礼を伝える
アポ取り電話を話し終えた際は成果とは関係なく感謝、御礼の言葉をお伝えしましょう。
思うような結果にならなかったといって、失礼な態度を取ってはいけません。
最後まで丁寧な対応をすることで、良い印象に繋がり今後のチャンスが生まれる可能性も出てきます。
このため最後まで気を抜かず、取り組むようにしましょう。
アポ取り電話、営業時の手順
アポ取り電話を営業時に行う際、どのような流れ進めるか基本的な手順をご紹介します。
- 名前を伝え挨拶をする
電話が繋がったら、自社の会社名と名前をお伝えしはっきりと名乗りましょう。
初めて電話する相手先の場合、「唐突なご連絡失礼いたします。」既存の取引きのある場合「いつもお世話になっております。」と一言挨拶を入れることで取り継ぎもスムーズになります。
自己紹介と挨拶は、最初に入れるようにしましょう。
- 電話の趣旨をお伝え
つぎに電話を掛けた要件を簡潔にお伝えします。
担当者に取り次いでもらう場合には、業務担当者に直接相談することができます。
趣旨を手短に伝えることで、業務の妨げになることや勧誘目的の電話でない事が分かり安心感を与えることに繋がります。
- 相手先の意向を確認
要件をお伝えできたら、相手先の意向を必ず確認しましょう。
提案したい案件が、顧客が探しているサービスであった場合や今は必要としていないなどさまざまでしょう。
アポ取り営業の返答が、顧客の状況に応じて異なりますので返答に応じた対応を取ることが大切です。
- 日程を提案し、調整する
話しを聞いてもらえ商談に進んでもよい返事をもらえたら、日程の調整を行います。
顧客の都合をお伺いしたうえで、商談の候補となる日をいくつか提示しましょう。
この時顧客のスケジュールを優先しすぎてしまうと、後回しになり商談日が決まらないケースも多くなります。
このため顧客の都合を配慮しつつ、日程を決めてしまうことが大切。
日程が決まれば、詳しい時間や場所を相談していきます。
間違えがないよう、何度か確認するとよいでしょう。
- お礼をお伝えし電話を切る
アポ取り電話の案内が終わったら、お礼をお伝えして電話を切ります。
アポを獲得出来なかった場合でも、「貴重なお時間をいただき有難うございました。」と丁寧にクロージングを行い次回チャンスの機会を伺うようにします。
関連：営業で成果の出る話し方とは？実践できるテクニックを解説！
アポ取り電話の例文を紹介
アポ取り電話の気をつけるべきマナーや、手順をご紹介しました。
しかし実際の会話では他にも対応が必要な要素がありますので、会話例をいくつかご紹介します。
新規開拓時のアポ取り電話例
「ご連絡、失礼いたします。株式会社〇〇の伊藤と申します。開発部の〇〇さんはいらっしゃいますか？」
〜取り次ぎ〜
「はじめまして、株式会社〇〇の伊藤と申します。〜の事業についてのご提案がございまして、3分ほどお時間を頂戴できますでしょうか？」
〜要件をお伝え〜
「詳しい詳細につきましては、御社にお伺いし説明させて頂きたいと思っております。例えば来週月曜日と水曜日でしたら、どちらがよろしいでしょうか？」
〜アポ取り完了後〜
それでは来週月曜日、14時頃にお伺いいたします。よろしくお願いいたします。本日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。」
新規開拓時のアポ取りでは手順を参考に、なるべく簡潔に話すよう心掛けましょう。
アポ取りの際、日程を決め速やかに電話を切ります。
既存の顧客とのアポ取り電話例
「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の伊藤です。本日は、新製品のご案内の件でご連絡いたしました。
つきましては、資料をご持参のうえご案内にお伺いしたいと存じます。来週の後半あたりのご都合はいかがでしょうか？」
〜アポ取り完了後〜
「承知いたしました。それでは来週木曜日10時にお伺いいたします。どうぞ宜しくお願いいたします。」
既存の顧客では、今までのやり取りをもとに新たな案件をお伝えします。
相手先が忙しく、時間が取れない場合はメールを使用したアポ取りも可能ですので使い分けてみましょう。
アポ取り電話成約に繋がるポイント
最後にアポ取り電話の成約に繋がるポイントについてお伝えします。
- 顧客リストの質にこだわる
電話によるアポ取りから成約に繋げるためには、自社に関係性のある「良質な顧客リスト」を用意することが大切です。
顧客ニーズや抱える悩みをリサーチし、成約に繋がりそうな企業をリストアップすることで、アポ獲得の可能性は高まります。
顧客リストの質にこだわり、効率よく営業を進めていくましょう。
- 誠実な印象を与える話し方
電話では相手の顔や表情を確認できないため、とくに話し方は印象を決める重要な要素となります。
誠実な好印象を与える話し方では、以下のポイントがあります。
- 話すスピードはゆっくりめペース
- 明るい雰囲気ではっきりとした口調で話す
- 正しい言葉使い、敬語で話す
- 相手が考える余裕も確保する
このようにいくつかのポイントを抑えることで、電話ならではのデメリットを最小限に抑える事が可能です。
安心感を持たれやすい話し方で、顧客と接するよう意識してみましょう。
- 常に顧客目線で取り組む
電話のアポ取りの成功のポイントとして、相手の気持ちや立場を優先する「顧客ファースト」を意識することが大切。
業務の時間を割いてこちらの提案を検討して頂く立場にあることや、電話営業のイメージ自体が良くないことも考えておく必要があるでしょう。
このため顧客がメリットを感じる情報をお伝えすることや、顧客の都合に合わせたスケジュール調整など常に顧客目線を配慮した取り組み方が重要となります。
- PDCAサイクルの活用
アポ取り電話は、営業業務のひとつとしてPDCAサイクルの活用をおすすめします。
- Plan（計画）：目標となるアポ獲得件数の設定
- Do（実行） : 電話業務の実行
- Check (評価) : 目標に対するアポ獲得達成度合い、課題の検証
- Action（改善）：トークの進め方やリサーチ方法の改善、電話を掛ける時間帯の変更など
このようにPDCAでは具体的な目標を定め、アポ獲得に向けた取り組みを可視化することができます。
日々の営業成果を確認し、定期的に改善を行っていきましょう。
関連：メールでアポ取りのコツは？文章の例文やポイントをご紹介！
まとめ
今回は、アポ取り電話営業のコツや成功に繋がる例文、マナーをご紹介しました。
アポ取り電話では、注意すべき点や手順を抑え成約に繋がるよう取り組んでいくことが大切です。
新規開拓や既存の営業を伸ばし、商品やサービスの成約に向けて取り組んでいきましょう。
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