仕事を進める上で大切なポイントのひとつに「アポ取り」があります。
とくに営業に携わる方には日々のアポ取りがスムーズに進むかで、その後の商談内容は大きく異なるため非常に重要な仕事となります。
しかしうまくアポ取りできない場合や、コツが掴めないケースも多いですよね。
本記事では基本的なアポ取りの方法を詳しく解説し、成功に繋がるコツを3つご紹介していきます。
目次
アポ取りとは？
営業でよく使用されるワードに「アポ取り」があります。
アポ取りとは「アポイント」を略したものですが、どのような意味なのでしょう？
アポイントは本来「人と会う」「商談」という意味があります。
つまりアポイントを取ることは、「商談相手と約束をする」ことを指します。
また、アポイントを取る際はおもに電話またはメールを使用し商談の機会を伺います。
商品・サービスを営業する際には、アポ取りが基本となりますので覚えておきましょう。
電話でのアポ取り
電話でアポイントを取ることをテレフォンアポイント、略してテレアポと呼びます。
テレアポでは取引き先やユーザーと直接電話で話すことになるため、常識をわきまえた丁寧なやり取りが必要になります。
また、最近ではテレアポでの営業に特化した部署を設けるなど、新規開拓を進める企業も多くあります。
テレアポの成果次第で、商談に進めるかが決まるため重要な業務という認識で臨みましょう。
メールでのアポ取り
取引き先やユーザーが遠方の場合や、電話が繋がらない場合などメールでアポイントを取るケースもあります。
メールは相手先のフォルダに残る事が多いため、失礼のない文章で送ることを心掛けましょう。
また、アポイント相談時にセミナーや商談会のリーフレットを添付するケースもあります。
メールでのアポイントは電話と異なる文章構成のセンスが問われます。
後の商談に繋がる文面を考えてみましょう。
成果に繋がる3つのコツをご紹介
アポイントを取る際に、その後の商談や成果に繋がるコツがあります。
今回はアポ取りの3つのコツをご紹介します。
電話でのアポ取りのコツ
電話でアポイントを取る際のコツや注意点をご紹介します。
- 第一印象ですべてが決まる
電話でのアポ取りの際、大切なポイントに第一印象があります。
第一印象は対面で会う場合と異なり、声のトーンや話し方で話し相手の印象がほぼ決まることになります。
よい印象を残すコツとして、少し声のトーンを普段より上げる、ハッキリと話し相手に伝わるよう表現するとよいでしょう。
- 案内の要点を抑える
電話では相手先の都合が分からないケースも多く、話せる時間は限られています。
このため商品・サービスに興味があるかを探るためのいくつかのポイントを設定しておくとよいでしょう。
この時のコツとして日頃相手先が疑問に思っている事や、悩みを引き出す事が大切です。
また案内の概要を簡潔に伝え、スケジュールの都合など要点を押さえていきましょう。
- 明るさが最大のポイント
電話で話す際のコツとして、明るくはっきりした口調で話を進めることが最大のポイント。
また、相手が聞き取りやすいよう少しゆっくりしたペースで話しかけるよう意識してみましょう。
とくにサービス概要などを伝える際、企業名や名前をハッキリとした口調で話すと印象がよくなります。
- 簡潔にクロージング
アポ取りの目的は、その後の商談の際に必要となる「お客様の情報と商談日の確認」の2つがポイントになります。
営業の方がスムーズに商談を始められるよう、お客様の希望のスケジュールを伺い日程を調整しましょう。
また電話でお客様の情報を集めておくことで、商談時に必要な資料を用意する事ができます。 電話での確認を済ませたら、簡潔にクロージングし営業に繋げるようにします。
メールでのアポ取りのコツ
電話が繋がらない場合など、メールでのアポ取りも有効な手段になります。
メールでアポ取りする際のコツをご紹介していきます。
- 件名にこだわる
メールがお客様に届く際、最初に目にする項目は件名になります。
このため、件名には「◯◯のアポイント希望件」など分かりやすい表現で伝えるとよいでしょう。
件名の表記の仕方ひとつで、重要なメールかをお客様は判断されますので、必ず件名にこだわることをおすすめします。
- メール送信の理由について
送られて来たメールに明確な理由がないと、お客様は不信感を抱く可能性があります。
このためメール本文ではメールを送信した理由や、アポイントが必要な商品・サービスである事をお伝えしましょう。
- 少ないやり取りで簡潔に
お客様はアポ取りメール以外にも多くの案件を抱えているため、負担を掛けないためにも少ないやり取りで済ませることが大切。
興味がある旨の返信を頂いたら、商談の日時を伺い簡潔に済ませましょう。
また、事前にアンケートを添付しニーズを拾っておけば営業の方に繋げる際スムーズに商談する事ができます。
アポイント取得時のコツ
アポ取りでは少ないやり取りで商品・サービスに興味を持ってもらい、商談に繋げる必要があります。
このため電話・メールいずれの場合も最初にお客様の「興味を引き出す」ことが大切。
電話やメールした理由や、実際に会って商談が必要な理由を伝え関心を持たれるよう仕掛けて行きましょう。
またアポ取りの前に、お客様の情報を可能な限り調べておく事も効果的。
セールストークや文章スキルを磨いて、アポ取りの成果が上がるよう努めましょう。
- 要点の確認
電話・メールいずれの場合もお客様からの反応を見ながら、商談の日時や希望などを伺うようにします。
この時、決定した事項はクロージングの際確認することでお客様からも信頼されやすくなります。
営業に繋げる際にも、アポ取りで得た情報は必要になりますので決定事項は必ず伝えるようにしましょう。
- 期待値を膨らませる
営業が商談時に商品・サービスの内容を詳しく説明することになるため、アポ取りでは詳細を伝える必要はありません。
お客様のニーズを引き出しつつ、商談すればお客様にメリットがある事促すことで期待値を膨らませてみましょう。
そのため機械的な案内だけでなく、感情を交えたアポ取りで共感を得ることが大切です。
アポ取りの仕事では、お客様が期待し楽しい気分で商談できるよう工夫してみる事をおすすめします。
まとめ
今回は、基本的なアポ取りの方法を詳しく解説し、成功に繋がるコツを3つご紹介しました。
アポ取りでは少ないやり取りでお客様のニーズを引き出し、商談に繋げる必要がある事がご理解頂けたかと思います。
電話・メールいずれもお客様の状況に合わせ簡潔に済ませる事や、「商談してみたい」と感じて頂ける案内を心掛けましょう。
営業に繋がるアポ取りを、是非実践してみて下さい。
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