メールでアポ取りのコツは?文章の例文やポイントをご紹介!

  • 2022.9.16
  • アポ取り
  • スタートアップ

アポ取り

最近は電話や飛び込み営業によるアポ取りを実施していた企業も、メールを駆使したアポ取りの手法を採用するケースが増えてきています。

しかし送信のコツや文書の書き方などが分からず、思うような成果が得られないことも多いでしょう。

本記事ではメールでアポ取りのコツや、文章の例文・ポイントについてご紹介します。

 

メールでアポ取りのコツは?

アポ取り

営業活動では商談を行う際必ず必要となるアポ取りですが、最近はリモートワークの普及も進んできています。

このため電話や飛び込み営業では担当者不在のケースも増えているため、メールでのアポ取りが効果的。

しかし競合する他社からも同様のメールはたくさん届くため、読まれやすい工夫が必要になります。

 

アポ取りメールの重要性について

ビジネスのやり取りでは、LINEやSNSを利用するケースも増えて来ていますが、取引きを進める際にはメールを活用する方法が効果的と言えるでしょう。

とくに新規開拓や重要な案件の連絡には、クローズドな関係性を構築しやすいメールは重要なツールとなります。

しかし、「必要でない」と相手先が感じた場合は迷惑メールに振り分けられる可能性もあるでしょう。

 

このため丁寧な文書構成や、相手にメリットがあることを理解してもらい「是非取引きを始めてみたい」と思うメールを作成することが大切です。

このようにアポ取りメールの重要性を考えてみることが大切です。

 

開封されるポイントについて

送信したメールが開封され読まれるためには、どのようなポイントがあるのでしょうか?

まずは短文でインパクトのある件名で興味・関心を高めるようにしましょう。

他にもいくつかのポイントがありますので、ご紹介していきます。

 

  • 相手先のメリットを強調

メールの内容では取引することで、相手先にどのようなメリットがあるのかを記載し強調してみましょう。

担当者が「是非話を聞いてみたい」と感じてもらえることが、アポ取りの最初のポイントです。

また文章を書く際は、顧客目線を意識しどのようなメリットがあるのかを考えることが大切。

読んでみたいと思うような、魅力的な文書構成を意識してみましょう。

 

  • 日程調整ツールを活用

メールのアポ取りでは、商談日をいつにするのか決めることになります。

一般的には相手先の候補日をいくつかお伺いをし、予定を擦り合わせる方法や日時を指定し予定を合わせて頂く方法があります。

また、予定の変更があった場合など商談日を再度打合せする必要も出てきます。

このような商談日程の調整は、手間が掛かるためスケジュール管理専用のアプリを使用すると便利です。

相手先と同じアプリを使用することで、商談日の日程調整を自動化できますので、是非利用してみましょう。

 

  • 送信時間を配慮する

企業では1日の業務時間を割り振りされているケースが多いため、メールが読まれやすい時間帯があることもポイントです。

例えば出社〜始業の間にメールチェックされる事を想定し、午前中早めの時間に送信する方法があります。

また、営業が外回りを終え帰社する夕方〜終業の時間帯も読まれやすいタイミングといえるでしょう。

また、土日休みの企業では週明けに膨大なメールが届いている可能性が高いため、送信メールが他に紛れてしまうケースも。

このため業務が落ち着く週半ばに送信するなど、相手先の都合を考慮しメールを送信するよう心掛けましょう。

 

アポ取りに繋がる文章構成

アポ取りに繋がる基本的なメールの文章構成について確認しましょう。

 

  • 相手先の宛名

一番最初に、会社名や担当者の名前を記入します。

事前のリサーチで部署や役職などが分かっている場合はより誠実な印象を与えることができるため、記載しましょう。

 

  • 挨拶と自己紹介文

挨拶は従来取引きのある相手先と、取引きがない場合に文面を使い分ける必要があります。

初めて送信する相手先については、「貴社のウェブサイトを拝見しご連絡いたしました。」などメールを送信した理由や経緯を説明する文章を添えましょう。

また、自社や自身についての簡潔な自己紹介文を入れることで、相手先に安心感を与えることができます。

 

  • メール送信の理由

挨拶文の次に、今回アポ取りメールを送付した理由について簡単に説明します。

ここでは具体的な商品・サービスの説明などはせず大まかな概要を説明し、「商談の時間を頂きたくご連絡いたしました。」などの文面で簡潔に伝えましょう。

 

  • メインとなる本文

メールのメインとなる本文では、アポイントの詳しい説明や商談候補となる日程を提案しましょう。

日時や場所、商談のポイントとなる箇所を簡潔に、相手先に分かりやすい文面で表現することが大切です。

 

  • 締めの言葉と署名

メールの最後には返信期日や読んで下さったことへの御礼、自社の会社名や名前、部署などの署名を記載します。

また、今後やり取りする際のメールアドレスや携帯電話もお伝えしておきましょう。

 

関連:営業のアポ取りを詳しく解説!成果に繋がる3つのコツを紹介

 

実際のアポ取りメール例文

アポ取り

実際のアポ取りメールを作成する場合、従来取引きのある相手先とない相手先それぞれに配慮したメールを作成する必要があります。

ここでは代表的なメール例文をご紹介します。

 

新規取引先への例文

株式会社◯◯◯ ◯◯◯部主任 ◯◯◯◯◯◯様

初めてご連絡いたします。 ◯◯◯株式会社の◯◯と申します。 貴社のウェブサイト(ホームページ)を拝見いたしました。

今回、貴社の◯◯サービスにつきまして、弊社の事業がお役立て頂けるのではないかと思い、ご連絡をいたしました。 もしよろしければ、お伺いの上◯◯様に内容をご紹介できればと考えております。

下記日程のご都合をお伺いできますでしょうか?

・4月3日(日)10時、13時 ・4月7日(木)14時、17時 ・4月11日(月)10時、15時 ・4月15日(金)10時、13時、16時

上記以外の日程につきましても、◯◯様のご都合を知らせいただければ幸いです。

お忙しい中大変恐縮ですが、何卒お願い申し上げます。

署名

 

従来の取引先への例文

株式会社◯◯◯ ◯◯◯部主任 ◯◯◯◯◯◯様

いつもお世話になっております。 ◯◯◯株式会社の◯◯です。

前回のお取引き後、「◯◯(自社コンテンツ・サービスなど)」のデジタルカタログのURLを送付致しましたが、ご覧頂けましたでしょうか? ※下記URLより再度ダウンロード頂けます。

本日は新たに「◯◯(自社コンテンツ・サービスなど)」のご提案のためお時間を頂きたく、ご連絡いたしました。

ご商談の際には、貴社のご意向をお伺いの上「◯◯(自社コンテンツ・サービスなど)」の活用事例やメリットについてご紹介できればと存じます。

商談の日程につきましては、下記候補日のご都合をお伺いできますでしょうか?

・4月3日(日)13時、16時 ・4月7日(木)11時、14時、17時 ・4月11日(月)10時、15時 ・4月15日(金)10時、13時

上記以外の日程につきましても、◯◯様のご都合を知らせいただければ幸いです。

お忙しい中恐縮ですが、ご検討のほどお願いいたします。

署名

 

このように取引きの状況に応じて文章を変える必要がありますので、是非実践してみましょう。

 

臨機応変な文書構成とは?

紹介しました例文をもとに、取引き先に文章を作成する際は構成を考えてみましょう。

この時、例えば「コロナ禍におけるリモートワークの取り組み」など相手先のホームページで紹介がある場合など確認しておきましょう。

メール作成の際、「貴社の取り組みを拝見し」など一文を添えることで信頼に繋がる可能性が高まります。

このようにフォーマットをそのまま使用せず、相手の立場に立ち臨機応変な文書構成を検討してみましょう。

 

アポ取り後のフォローについて

アポ取り

メールにてアポが取得でき、商談を終えるまでに送信しておきたいフォローの内容についてご紹介していきます。

 

商談日決定のフォローメール

アポ提案のスケジュールに返信があった際は、御礼とアポ日の確認メールを送信しておきます。

「それでは◯月△日の□時にお伺い致します」とお伝えすることでスケジュールの確認が取れ、事前に丁寧な印象を与えることにつながります。

 

前日の確認メールを送信

アポイント是非には、先日やり取りしたスケジュール確認メールをリマインド機能を使い送信しておきます。

リマインドメールを送信することで予定のブッキング等避けることになり、急な予定変更がある場合にも修正しやすくなります。

また、リマインドメール以外に直接連絡し確認する方法もおすすめ。

「商談準備をしていますが、予定の変更はございませんでしょうか?」という誠実な印象を与えることができるため、事前の確認を行いましょう。

 

商談後の御礼メール

商談を無事終えることができた段階で、商談当日には御礼メールを送信しましょう。

商談時にやり取りした内容や、今後の展望をお伝えすることで提案を検討してもらえる可能性が高まります。

この時、必要な資料やフォーマットが合えば検討材料として添付しておきましょう。

商談後の素早い対応は丁寧な印象を与え、信頼獲得に繋がりますので是非実践してみることをおすすめします。

 

個別の商談を管理しましょう

アポ取りメールでは、新規開拓や既存の取引き先の商談用に活用されます。

商談後に商品・サービスの成約、提案を受注した場合は速やかに追加業務を行いましょう。

また顧客管理ツールなどを活用し、受注案件の進捗など取引き先を一元管理することをおすすめします。

このようにメールを起点とした個別の商談管理を徹底していきましょう。

 

関連:インバウンド営業とは何か?特徴や効果的な実践方法を解説!

 

まとめ

アポ取り

今回は、メールでアポ取りのコツや、文章の例文・ポイントについてご紹介しました。

リモートワークが普及しつつある現在、メールを活用したアポ取りは有効な手段となることがご理解頂けたのではないでしょうか?

顧客とスムーズな連絡を取るためのポイントを抑え、商談成立に向けてアポ取りメールに取り組んでみましょう。

また、例文を参考に臨機応変な対応を心掛けてみて下さい。

アポ取りメールを今後の営業活動に是非お役立てください。

カジュアルミーティング
  • 2022.9.16
  • アポ取り
  • スタートアップ

最近は電話や飛び込み営業によるアポ取りを実施していた企業も、メールを駆使したアポ取りの手法を採用するケースが増えてきています。

しかし送信のコツや文書の書き方などが分からず、思うような成果が得られないことも多いでしょう。

本記事ではメールでアポ取りのコツや、文章の例文・ポイントについてご紹介します。

 

メールでアポ取りのコツは?

アポ取り

営業活動では商談を行う際必ず必要となるアポ取りですが、最近はリモートワークの普及も進んできています。

このため電話や飛び込み営業では担当者不在のケースも増えているため、メールでのアポ取りが効果的。

しかし競合する他社からも同様のメールはたくさん届くため、読まれやすい工夫が必要になります。

 

アポ取りメールの重要性について

ビジネスのやり取りでは、LINEやSNSを利用するケースも増えて来ていますが、取引きを進める際にはメールを活用する方法が効果的と言えるでしょう。

とくに新規開拓や重要な案件の連絡には、クローズドな関係性を構築しやすいメールは重要なツールとなります。

しかし、「必要でない」と相手先が感じた場合は迷惑メールに振り分けられる可能性もあるでしょう。

 

このため丁寧な文書構成や、相手にメリットがあることを理解してもらい「是非取引きを始めてみたい」と思うメールを作成することが大切です。

このようにアポ取りメールの重要性を考えてみることが大切です。

 

開封されるポイントについて

送信したメールが開封され読まれるためには、どのようなポイントがあるのでしょうか?

まずは短文でインパクトのある件名で興味・関心を高めるようにしましょう。

他にもいくつかのポイントがありますので、ご紹介していきます。

 

  • 相手先のメリットを強調

メールの内容では取引することで、相手先にどのようなメリットがあるのかを記載し強調してみましょう。

担当者が「是非話を聞いてみたい」と感じてもらえることが、アポ取りの最初のポイントです。

また文章を書く際は、顧客目線を意識しどのようなメリットがあるのかを考えることが大切。

読んでみたいと思うような、魅力的な文書構成を意識してみましょう。

 

  • 日程調整ツールを活用

メールのアポ取りでは、商談日をいつにするのか決めることになります。

一般的には相手先の候補日をいくつかお伺いをし、予定を擦り合わせる方法や日時を指定し予定を合わせて頂く方法があります。

また、予定の変更があった場合など商談日を再度打合せする必要も出てきます。

このような商談日程の調整は、手間が掛かるためスケジュール管理専用のアプリを使用すると便利です。

相手先と同じアプリを使用することで、商談日の日程調整を自動化できますので、是非利用してみましょう。

 

  • 送信時間を配慮する

企業では1日の業務時間を割り振りされているケースが多いため、メールが読まれやすい時間帯があることもポイントです。

例えば出社〜始業の間にメールチェックされる事を想定し、午前中早めの時間に送信する方法があります。

また、営業が外回りを終え帰社する夕方〜終業の時間帯も読まれやすいタイミングといえるでしょう。

また、土日休みの企業では週明けに膨大なメールが届いている可能性が高いため、送信メールが他に紛れてしまうケースも。

このため業務が落ち着く週半ばに送信するなど、相手先の都合を考慮しメールを送信するよう心掛けましょう。

 

アポ取りに繋がる文章構成

アポ取りに繋がる基本的なメールの文章構成について確認しましょう。

 

  • 相手先の宛名

一番最初に、会社名や担当者の名前を記入します。

事前のリサーチで部署や役職などが分かっている場合はより誠実な印象を与えることができるため、記載しましょう。

 

  • 挨拶と自己紹介文

挨拶は従来取引きのある相手先と、取引きがない場合に文面を使い分ける必要があります。

初めて送信する相手先については、「貴社のウェブサイトを拝見しご連絡いたしました。」などメールを送信した理由や経緯を説明する文章を添えましょう。

また、自社や自身についての簡潔な自己紹介文を入れることで、相手先に安心感を与えることができます。

 

  • メール送信の理由

挨拶文の次に、今回アポ取りメールを送付した理由について簡単に説明します。

ここでは具体的な商品・サービスの説明などはせず大まかな概要を説明し、「商談の時間を頂きたくご連絡いたしました。」などの文面で簡潔に伝えましょう。

 

  • メインとなる本文

メールのメインとなる本文では、アポイントの詳しい説明や商談候補となる日程を提案しましょう。

日時や場所、商談のポイントとなる箇所を簡潔に、相手先に分かりやすい文面で表現することが大切です。

 

  • 締めの言葉と署名

メールの最後には返信期日や読んで下さったことへの御礼、自社の会社名や名前、部署などの署名を記載します。

また、今後やり取りする際のメールアドレスや携帯電話もお伝えしておきましょう。

 

関連:営業のアポ取りを詳しく解説!成果に繋がる3つのコツを紹介

 

実際のアポ取りメール例文

アポ取り

実際のアポ取りメールを作成する場合、従来取引きのある相手先とない相手先それぞれに配慮したメールを作成する必要があります。

ここでは代表的なメール例文をご紹介します。

 

新規取引先への例文

株式会社◯◯◯ ◯◯◯部主任 ◯◯◯◯◯◯様

初めてご連絡いたします。 ◯◯◯株式会社の◯◯と申します。 貴社のウェブサイト(ホームページ)を拝見いたしました。

今回、貴社の◯◯サービスにつきまして、弊社の事業がお役立て頂けるのではないかと思い、ご連絡をいたしました。 もしよろしければ、お伺いの上◯◯様に内容をご紹介できればと考えております。

下記日程のご都合をお伺いできますでしょうか?

・4月3日(日)10時、13時 ・4月7日(木)14時、17時 ・4月11日(月)10時、15時 ・4月15日(金)10時、13時、16時

上記以外の日程につきましても、◯◯様のご都合を知らせいただければ幸いです。

お忙しい中大変恐縮ですが、何卒お願い申し上げます。

署名

 

従来の取引先への例文

株式会社◯◯◯ ◯◯◯部主任 ◯◯◯◯◯◯様

いつもお世話になっております。 ◯◯◯株式会社の◯◯です。

前回のお取引き後、「◯◯(自社コンテンツ・サービスなど)」のデジタルカタログのURLを送付致しましたが、ご覧頂けましたでしょうか? ※下記URLより再度ダウンロード頂けます。

本日は新たに「◯◯(自社コンテンツ・サービスなど)」のご提案のためお時間を頂きたく、ご連絡いたしました。

ご商談の際には、貴社のご意向をお伺いの上「◯◯(自社コンテンツ・サービスなど)」の活用事例やメリットについてご紹介できればと存じます。

商談の日程につきましては、下記候補日のご都合をお伺いできますでしょうか?

・4月3日(日)13時、16時 ・4月7日(木)11時、14時、17時 ・4月11日(月)10時、15時 ・4月15日(金)10時、13時

上記以外の日程につきましても、◯◯様のご都合を知らせいただければ幸いです。

お忙しい中恐縮ですが、ご検討のほどお願いいたします。

署名

 

このように取引きの状況に応じて文章を変える必要がありますので、是非実践してみましょう。

 

臨機応変な文書構成とは?

紹介しました例文をもとに、取引き先に文章を作成する際は構成を考えてみましょう。

この時、例えば「コロナ禍におけるリモートワークの取り組み」など相手先のホームページで紹介がある場合など確認しておきましょう。

メール作成の際、「貴社の取り組みを拝見し」など一文を添えることで信頼に繋がる可能性が高まります。

このようにフォーマットをそのまま使用せず、相手の立場に立ち臨機応変な文書構成を検討してみましょう。

 

アポ取り後のフォローについて

アポ取り

メールにてアポが取得でき、商談を終えるまでに送信しておきたいフォローの内容についてご紹介していきます。

 

商談日決定のフォローメール

アポ提案のスケジュールに返信があった際は、御礼とアポ日の確認メールを送信しておきます。

「それでは◯月△日の□時にお伺い致します」とお伝えすることでスケジュールの確認が取れ、事前に丁寧な印象を与えることにつながります。

 

前日の確認メールを送信

アポイント是非には、先日やり取りしたスケジュール確認メールをリマインド機能を使い送信しておきます。

リマインドメールを送信することで予定のブッキング等避けることになり、急な予定変更がある場合にも修正しやすくなります。

また、リマインドメール以外に直接連絡し確認する方法もおすすめ。

「商談準備をしていますが、予定の変更はございませんでしょうか?」という誠実な印象を与えることができるため、事前の確認を行いましょう。

 

商談後の御礼メール

商談を無事終えることができた段階で、商談当日には御礼メールを送信しましょう。

商談時にやり取りした内容や、今後の展望をお伝えすることで提案を検討してもらえる可能性が高まります。

この時、必要な資料やフォーマットが合えば検討材料として添付しておきましょう。

商談後の素早い対応は丁寧な印象を与え、信頼獲得に繋がりますので是非実践してみることをおすすめします。

 

個別の商談を管理しましょう

アポ取りメールでは、新規開拓や既存の取引き先の商談用に活用されます。

商談後に商品・サービスの成約、提案を受注した場合は速やかに追加業務を行いましょう。

また顧客管理ツールなどを活用し、受注案件の進捗など取引き先を一元管理することをおすすめします。

このようにメールを起点とした個別の商談管理を徹底していきましょう。

 

関連:インバウンド営業とは何か?特徴や効果的な実践方法を解説!

 

まとめ

アポ取り

今回は、メールでアポ取りのコツや、文章の例文・ポイントについてご紹介しました。

リモートワークが普及しつつある現在、メールを活用したアポ取りは有効な手段となることがご理解頂けたのではないでしょうか?

顧客とスムーズな連絡を取るためのポイントを抑え、商談成立に向けてアポ取りメールに取り組んでみましょう。

また、例文を参考に臨機応変な対応を心掛けてみて下さい。

アポ取りメールを今後の営業活動に是非お役立てください。

カジュアルミーティング