日々の営業活動は、企業の収益化に欠かせない業務。
最近では営業で発生するさまざまな業務をサポート、効率化するためのツールが出てきています。
本記事では、「営業支援システム」と呼ばれるSFAの基本機能や活用法について解説していきます。
また、他の支援ツールCMR・MAとの違いについてもご紹介しますので、システム導入をご検討の方は是非参考にご覧ください。
目次
SFAは営業サポートツール
SFAは「Sales Force Automation」を略したもので営業支援を目的としたツールの意味合いになります。
営業支援とは、日々の営業活動で発生する業務の進捗度合いをサポートし、管理を行います。
具体的には顧客情報の管理、企画書などの書類の作成、ユーザーへの情報提供、商談の記録、クレーム対応や成約後のフォローなどさまざまです。
業務の種類は多岐に渡りますが、同じ内容であれば自動化し営業本来の仕事である新規開拓など集中すべき業務に時間を掛けることができます。
SFAのCRMとの違いについて
SFAと似た意味合いをもつ支援ツールにCRMがあります。
CMRはおもに顧客マネジメントを中心としたマーケティング活動をサポートするツール。
顧客とのにコンタクト記録、ニーズに添ったやり取りなど顧客に関する情報を一元化しファン層を増やすことを目的としています。
SFAも顧客支援の一環と言えますので、CMR内の一部を切り取ったツールと言えるでしょう。
SFAのMAとの違いについて
SFAと比較されるツールとしてマーケティングオートメーション(MAツール)との違いはどのようなものでしょう？
MAツールとは、マーケティング活動を自動化し収益の拡大を目指すツール。
SFAはおもに営業業務のクロージングに特化した仕様ですが、MAツールは見込みのあるユーザーの獲得・育成を目的としています。
こちらはSFAと並列な関係のツールと言えますので、連携して使用する場合マーケティング全般をフォローできる関係となります。
SFAツールの主な機能は？
SFAツールでは、日々の営業活動をさまざまな機能でフォローする事が可能に。
SFAツールのおもな機能についてご紹介していきます。
- 顧客の管理
CRMと同じくSFAツールでも顧客情報の管理はもっとも大切な内容のひとつ。
顧客の個人情報や過去の商談記録を社内でシームレスに共有カできます。
基本的に個人で行う営業活動をチームで支えるため、業務効率を高めることができます。
- 案件の管理
案件の管理は、仕事の案件内容を共有する機能です。
個人で営業管理する場合と異なり、案件の進み具合いや過去の商談内容の分析など案件ベースでさまざまなサポートを行うことができます。
急遽担当者が不在の場合でも、業務の引き継ぎやフォローもいち早く行える便利な機能ですね。
- 見積書の作成
なるべく時間を掛けたくない見積書を素早く作成できるツールもSFAツールでは実装しています。
早急な対応が求められる商談では、見積りのスピードが勝負を決めるケースも多いため嬉しい機能ですね。
- 行動の管理
営業が普段行う顧客アプローチや商談状況を会社と共有できる機能。
商談の成立に向けた営業の行動を共有・サポートできる心強い機能と言えます。
人事評価の対象となるケースも多い重要な機能でもあります。
- 売上の予測
営業ツールとしての便利な機能のひとつ、SFAツールでは売上げの予測は商品、顧客、部門などさまざまな角度から予測が可能。
実際の売上げとの比較もし易く、常に目標を意識する営業活動には心強いサポート機能です。
- スケジュール・タスクの管理
スケジュールやタスクを一元化し確認できる機能もSFAツールには付属。
営業同士お互いのスケジュールを確認し、シェアや協力し易いメリットもあります。
一方管理職の方は個々の営業管理がし易い特徴もあり、タスクの進捗具合いも可視化できる仕様になっています。
- 集計・分析レポート
SFAツールにはさまざまな製品があり、データの集計・分析が行えるツールもあります。
地域や商品などのカテゴリーから分析でき、資料作成も容易にできるため提出用の資料作成もスムーズです。
SFAツールのメリット
SFAツールの目的は営業収益の拡大、費用対効果を高めることですが、具体的なメリットは以下の内容になります。
担当者がメインの業務に集中できる
SFAツールには日々の営業活動に必要な業務が一通り行える仕様になっています。
また、情報共有もシームレスなため同僚や上司とのコミュニケーションも円滑に進めることが可能に。
このため担当者が本来割くべき新規開拓や顧客と密なコンタクトといったメイン業務に集中できるメリットがあります。
営業全体を可視化する効果
個々の営業活動を社内で可視化できるため、生産性の低い部門の対策や手間のかかる業務を見つけ、改善に取り組みやすくなります。
このためツール導入前と比べ販売額の増加が期待できます。
販売ノウハウの蓄積
過去に成功した商談の記録や、商談記録を分析する事で社内独自の販売ノウハウを蓄積できます。
社内でこうした情報をシェアすることで、新人の方の育成や苦手分野の克服に役立てることが可能に。
蓄積したデータをもとに、更にブラッシュアップを行う事も可能になります。
個々のタスク作成の手間が省ける
営業支援のSFAでは、業務に必要なファイルは一通り一元管理することができます。
このため個別の情報入力や資料作成の手間が省け、タスク作成の手間を大幅に削減できます。
このようにSFAでは、従来負担となっていた作業や管理の手間を大幅に削減することが可能になります。
SFA導入を検討時、現在負担となっている業務について考えてみるとよいでしょう。
SFAツールの活用法
最近の営業活動では、目標達成のための見える化が重要となります。
KPIと呼ばれるこの数値は、予算をもとに担当者、商品単価、成約率、販売数などから逆算して割出します。
日々の業務ではKPIを目標に、想定外の要素について検証しながら進めていくことが大切です。
PDCAに取り組む
SFAを導入し、軌道に乗せるためには初期の段階では個々の商談データの入力や移行、改善などさまざまな問題が発生します。
本来の目的である収益拡大のため、個々の問題とKPIを指標にPDCAに取り組んでいきましょう。
PDCAを分かりやすくお伝えすると「トライアンドエラー」になります。
問題解決と目標達成に向けて、積極的に取り組んで行きましょう。
MAツールとの連携した場合
SFAツールは営業支援ツールとしてのMAツールと組み合わせる事で相乗効果を発揮します。
MAツールで営業内容の策定から顧客の育成、SFAツールでアフターまで営業全般をフォローする事が可能に。
すべての案件をシームレスに共有できる心強い味方としてサポートしてもらえます。
まとめ
今回はSFAツールの基本機能や活用法について解説しました。
SFAツールは営業本来の仕事である収益拡大に向けた優れたツールであることがご理解頂けたかと思います。
また、CRMとの違いやMAツールとの組み合わせメリットについても詳しく解説しました。
SFAツールを活用し、日々の営業活動を社内全員で取り組んで行きましょう。
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