効果の出る介護システムのUI操作性｜失敗しない5つの選定ポイント

その介護システム、職員の離職率を上げていませんか？

「また新しいシステムか…」「使い方が分からないし、前のほうが楽だった」。もしあなたの施設でこんな声が聞こえてくるなら、少し立ち止まって考えてみてください。その「使いにくい」介護システムが、大切な職員のモチベーションを削り、静かに離職率を押し上げているのかもしれません。

こんにちは、UI/UXデザインの専門家として、これまで多くの業務システム改善に携わってきました。私が現場で見てきたのは、高機能なシステムが導入されても、そのUI（ユーザーインターフェース）の操作性が悪いために、かえって業務が非効率になるという悲しい現実です。

なぜ今？「使いやすさ」が経営を救う3つの理由

「うちは大丈夫」と思っている施設長さんほど、実は危険信号かもしれません。介護業界を取り巻く環境は、私たちが思う以上に速く、そして厳しく変化しています。そんな中で、システムのUI操作性がなぜこれほどまでに重要なのか、まずは3つのデータから見ていきましょう。

「使いやすい」の正体は？UI/UXの基本と絶大なメリット

「じゃあ、結局『使いやすいUI』って何なの？」という声が聞こえてきそうですね。ここで少しだけ専門的な話をさせてください。(そもそもUI/UXとは何か、その基本的な考え方については「UI/UXデザインとは？違いや改善プロセスをわかりやすく解説」で詳しく触れていますが) UIとよく似た言葉にUX（ユーザーエクスペリエンス）があります。簡単に言うと、こんな違いです。

• UI（ユーザーインターフェース）：画面のデザイン、ボタンの配置、文字の大きさなど、「見た目」や「操作する部分」のこと。
• UX（ユーザーエクスペリエンス）：そのシステムを使ったことで得られる「体験」や「感情」全体のこと（例：「このシステムのおかげで、記録が早く終わって嬉しい！」）。

つまり、優れたUIがあって初めて、良いUXが生まれるわけです。良いUIの介護システムは、施設にこんなメリットをもたらします。

これらは単なる理想論ではありません。実際にUI改善によって、これに近い効果が出ている現場はたくさんあるんです。

失敗しない選定ポイント①：現場の「声なき声」を拾えていますか？

さて、ここからが本題です。効果の出る介護システムを選ぶための、具体的な5つのポイントを見ていきましょう。まず1つ目は、「トップダウンでシステムを決めない」ことです。

経営者や施設長が良いと思っても、実際に毎日システムと格闘するのは現場の職員さんたちです。彼女・彼らの意見を無視したシステム導入は、ほぼ100%失敗すると断言します。

わかります。だからこそ重要なのが、ただアンケートを取るだけでなく、実際の業務を観察させてもらうこと。これをデザインの世界では「ユーザー中心設計（UCD）」の第一歩と呼びます。例えば、こんな「声なき声」が見えてくるはずです。

• ✔記録のために、何度も画面を行ったり来たりしている。
• ✔マウスとキーボードの持ち替えが頻繁で、手間取っている。
• ✔小さな文字が見えにくそうで、画面に顔を近づけている。

こうした無意識の行動にこそ、改善のヒントが隠されています。システム選定の際は、デモ画面を複数の職員（若手、ベテラン、ITが得意な人、苦手な人）に触ってもらい、その様子をじっくり観察してみてください。「A社のシステムは、〇〇さんが迷わず操作できていた」といった具体的な事実が、何よりの判断材料になります。

失敗しない選定ポイント②：「多機能」という甘い罠に気をつけて

2つ目のポイントは、カタログスペックの「多機能さ」に惑わされないことです。営業担当者は「こんなこともできます！」「あれも全部入りです！」とアピールしてくるでしょう。でも、ちょっと待ってください。その機能、本当に全部使いますか？

ぶっちゃけ、多機能なシステムほど、UIが複雑になりがちです。

考えてみてください。テレビのリモコンも、ボタンが多すぎて結局使うのは電源と音量、チャンネルくらいだったりしませんか？それと同じで、使わない機能は、ただ画面をゴチャゴチャさせ、本当に必要な機能を見つけにくくするだけの「ノイズ」でしかありません。

選定時に見るべきは、機能の数ではなく、「毎日使う機能が、いかにシンプルに、迷わず使えるか」という一点です。理想は、施設の業務の8割をカバーする主要機能が、驚くほど簡単に操作できること。残りの2割の特殊な業務は、別の方法で対応したほうが結果的に効率的だったりします。

失敗しない選定ポイント③④：サポート体制とデータ連携もUIの一部

3つ目と4つ目のポイントは、少し技術的な側面ですが、見逃せない重要な要素です。それは「手厚いサポート体制」と「スムーズなデータ連携」です。

ポイント③：困ったときのサポート体制は万全か？

優れたUIのシステムでも、最初のうちは「これ、どうやるんだっけ？」と疑問が出るもの。そんな時、すぐに電話やチャットで解決できるサポート体制は、いわば「操作性の一部」です。確認すべきは以下の点。

• »対応時間： 現場が動いている土日や夜間も対応してくれるか？
• »対応方法： 電話、メール、チャットなど、連絡手段は豊富か？
• »担当者の質： 介護現場の事情を理解している担当者が対応してくれるか？

導入前の親切さだけでなく、導入後のフォロー体制こそ、そのベンダーの本当の姿勢が表れます。

ポイント④：LIFEや他システムとのデータ連携はスムーズか？

「科学的介護情報システム（LIFE）」へのデータ提出は、今や必須業務。システムの記録がボタン一つでLIFE形式に変換され、簡単に出力できるかは必ずチェックしましょう。手動での転記作業が発生するようなら、その時点でUIが良いとは言えません。

また、給与計算ソフトや会計ソフトなど、他のシステムとの連携も重要です。データが自動で連携されれば、二重入力の手間がなくなり、施設全体の生産性が向上します。これも広い意味での「使いやすさ＝UI操作性」の一部なのです。

失敗しない選定ポイント⑤：「デザインの思想」に共感できるか

最後のポイントが、最も本質的かもしれません。それは、そのシステムがどんな「思想」に基づいてデザインされているかを見極めることです。

ただ機能が並んでいるだけのシステムと、作り手が「介護現場の負担を本気で減らしたい」という強い想いを持って設計したシステムとでは、UIの細部に天と地ほどの差が生まれます。

例えば、私たちpicks designがUI/UXデザインをお手伝いした「株式会社hacomono様 /フィットネスクラブ向け会員管理・予約・決済システムのUI/UXデザイン」の事例では、徹底的にこだわったのは「現場スタッフの誰もが、初日から直感的に使えること」でした。複雑な情報構造を根本から見直し、利用頻度の高い機能を迷わず使える場所に配置しました。その結果、業務効率が大幅に向上したのです。これは「複雑な業務をシンプルにする」という点で、介護システムの課題と全く同じです。

良いシステムには、必ず「誰のために、何を解決するのか」という明確なデザイン思想があります。ベンダーの担当者に、ぜひこう質問してみてください。

その答えに、作り手の哲学やユーザーへの愛情が感じられるか。それにあなたが共感できるか。それこそが、長く付き合えるパートナー（システム）を見つけるための、究極の指針となるはずです。

まとめ：UIはコストにあらず。未来への「戦略的投資」だ

ここまで5つの選定ポイントをお話してきましたが、いかがでしたでしょうか。もうお分かりの通り、介護システムのUI操作性は、単なる機能の一部ではありません。

Forrester Research社の調査によれば、優れたUI/UXへの投資は、時に400%ものROI（投資対効果）を生むとされています。これは、優れたUIが業務効率を上げ、ミスを減らし、何より職員の満足度を高めて離職率を下げることで、人件費や採用コストの削減に繋がるからです。

使いやすいシステムは、職員に笑顔をもたらし、ケアの質を高め、そして「ここで働き続けたい」と思わせる文化を育みます。それは、結果的に利用者やその家族からの信頼にも繋がっていくでしょう。